استاندارد کردن نتایج

بنام خدا

استاندارد کردن نتیجه

استاندارد، لازمه بهبود است. 

برای هر نوع بهبود باید از موقعیت فعلی خود کاملا آگاه باشیم. برای ارزیابی بازده هر کارگر، هر ماشین و هر روند، باید معیار  استانداردی وجود داشته باشد. به همین ترتیب برای هر مدیر نیز باید معیار دقیقی وجود داشته باشد. همان گونه که قبلا گفته شد استراتژی کایزن تلاش بی وقفه ای را در جهت بهبود توصیه می کند. به بیان دیگر استراتژی کایزن نوعی مبارزه مداوم علیه استاندارد های موجود است. از دیدگاه استراتژی کایزن علت وجودی استانداردها، تلاش برای دستیابی به استانداردهای بالاتر است. هر استانداردی، هر مشخصه ای و هر معیاری در درون خود تجدیدنظر و بهبود را فریاد می کشد.

مثال

اگر ما بازده کار یک کارگر را به یک رشته از معیارهای روندگرا تقسیم کنیم سرانجام به معیار قابل اندازه گیری روندگرا که همان استاندارد باشد دست خواهیم یافت. برای مثال، وظایف کارگری را که پای دستگاه کار می کند می توان به چند مرحله تقسیم کرد:

حمل مواد، خوراندن آن به ماشین، روشن کردن ماشین، کنترل، خاموش کردن ماشین، انتقال محصول کنترل شده به ماشین بعدی

باید توجه داشت که امکان استاندارد کردن تمامی این مراحل وجود ندارد و نیازی هم به این کار نیست. با وجود این عوامل حساسی چون ساعات کار، توالی کار، یا بازرسی ماشین قبل از روشن کردن می باید اندازه گیری و استاندارد شود. برخی از کارخانه ها در ژاپن، در مواردی از کارگران می خواهند تا یکی از چند وظیفه ای که بر عهده دارند استاندارد نمایند. در مواردی که بسیاری از وظایف محوله به یک کارگر غیر ماهر نیازی به استاندارد کردن ندارد، تنها یک مورد از وظایف استاندارد می شود.

اغلب در محل کارگاه، موردی که می باید تحت استاندارد قرار گیرد با نصب یک تابلو مشخص می شود تا کارگر همیشه آن را در پیش رو داشته باشد و تنها پس از عادت نمودن کامل کارگر به رعایت این استاندارد، مدیریت در مورد افزودن یک استاندارد تازه تصمیم گیری می کند. رعایت این استانداردها از سوی تمامی کارکنان الزامی است و مدیریت وظیفه دارد تا همه کارکنان را به رعایت استانداردهای موجود ملزم نماید. این مساله، انضباط نامیده می شود.

هر استانداردی در برگیرنده ویژگیهای زیر است:

1-   صلاحیت و مسئولیت فردی

2-  انتقال تجربیات افراد به نسل بعدی کارگران

3-  انتقال تجربیات و دانش افراد به سازمان

4-   انباشتن تجربیات ( به ویژه شکستها ) در درون سازمان

5-  انتقال دانش از یک کارگاه به کارگاه دیگر

6-  انضباط

آموزه هشتم دکتر دمینگ: از بین بردن ترس

بنام خدا

روزی بهمراه دوستم لئوناردو، از کوچه ای وارد پیاده رو خیابان شدیم، حس کردیم مردی در تعقیب ما است. من و دوستم به قدری ترسیده بودیم که فورا" از آن مرد فاصله زیادی گرفتیم، ولی لئوناردو حسابی ترسیده بود. یک لحظه من ایستادم و با تعجب دیدم که او ظرف چند ثانیه خود را به تقاطع بعدی رساند. هرگز ندیده بودم کسی با این سرعت بدود.
اتفاقاتی از این قبیل این نظریه را تحکیم می کند که ترس ابزار مدیریتی مفیدی است. بیشتر مدیران ترس و فشار را با هم اشتباه می گیرند. ما می توانیم بدون این که ترسی احساس کنیم، فشاری برای خود ایجاد کنیم و این فشار می تواند میل به برتری یافتن باشد یا ارضای خودمان و یات رئیس شرکت. دقت داشته باشید که افزایش تلاش افراد شرکت الزاما به معنی افزایش نتایج نخواهد بود. در واقع، احتمالا عکس این امر رخ خواهد داد. افراد به وسیله سیستم هایی که در آن کار می کنند، محدود شده اند. در شرکتی یک بازاریاب جدید تصمیم داشت مشتریان جدیدی به دست آورد. ولی مشتری جدید مایل بود که محصول را فورا" دریافت کند. با استفاده از هر آنچه که لازم بود، فروشنده توانست تحویل فوری به مشتری را ممکن سازد، و بدین ترتیب مشتری جدیدی برای شرکت به دست آورد. او آنچه را برای دو مشتری قدیمی برنامه ریزی شده بود را به مشتری جدید تحویل داد. البته شرکت مشتری جدیدی به دست آورد ولی در این راه مشتری قدیمی خود را از دست داد که قطعا به سفارش خود نیاز داشتند و شرکت آنان را مایوس کرد. ترس حتی اگر بتواند تلاش های بیشتری ایجاد کند، کسی که ترسیده باشد برای از بین بردن منشا ترس هر کاری را که لازم باشد انجام خواهد داد. و البته آسیب رساندن به دورنماهای آتی شرکت می تواند جزء این هر کاری باشد.
فائق آمدن بر ترس
وقتی شخصی در موقعیتی بین مرگ و زندگی قرار بگیرد و بترسد، احتمالا جسم او موج قوی ای از قدرت و انرژی بروز می دهد که سریعا او را از خطر می رهاند. برای از بین بردن تهدید هر کاری انجام می شود. وقتی برای بهبود عملکرد به طور مصنوعی ترس به کار گرفته می شود، عملکرد بهبود نمی یابد. در عوض، بخش اعظم انرژی سازمان صرف برخورد با تهدید و از بین بردن آن می شود و این کار به قیمت شکست عملکرد صورت می گیرد. این کار می تواند به معنای گزارش ارقام نادرست یا انجام کاری دیگر باشد که برای شرکت زیان آور است. مدیر کارخانه ای که نگران است مبادا به میزان سهمیه تعیین شده دست نیابد، ممکن است کالاهایی را بارگیری کند که هنوز آماده ارسال نیستند. مشتری یا آنها را پس می فرستد یا حاضر نمی شود برای آنها پولی بپردازد. در هر دو مورد، مشکل به گردن بخش دیگری از شرکت می افتد. یعنی بخش کنترل کیفیت یا بخش مالی دچار مشکل می گردند. اگر در نتیجه این کار، مشتری ارتباط تجاری خود را با شرکت قطع کند، آنگاه بخش بازاریابی یا فروشندگان نیز درگیر مشکل می شوند. ترس مانع از فکر کردن افراد می شود، افتخار و لذت کار آنها را نابود می کند و هر نوع انگیزه ذاتی را از بین می برد. ترس، تفکر و نیروی خلاقه کارگران را از ریشه می خشکاند. بیشتر مدیرانی که بر ترس تکیه می کنند بر این باورند که زیردستان آنها قادر به فکر کردن نیستند و این باور تبدیل به یک پیشگویی می شود که وقتی در زیربنای طرز تفکر مدیران قرار گرفت، سرانجام متحقق می شود.
ترس چونان ابزاری لازم در ارتش
هیچ مدرکی دال بر تایید این نظریه وجود ندارد که ترس ماشین نظامی بهتری می سازد. در واقع، عکس این موضوع صحت دارد. یکی از بزرگترین درگیری های نظامی دنیای غرب حدود 2500 سال بیش در مارتن رخ داد. امپراطوری ایران مصمم بود نظام دموکراسی یونان باستان را مغلوب خود کند. ولی در جنگ ماراتون سپاه داوطلبان آتنی که متشکل از شهروندان آن شهر بود، سپاه متشکل از سربازان وظیفه ارتش ایرانی را شکست داد. ادیت همیلتون در کتاب روش یونانی می نویسد:
ایرانی ها رفته بودند. این جدال باور نکردنی و پیروزیی باور نکردنی بود. چگونه چنین امری به وقوع پیوست و گروه کوچک مدافعان بر سپاهی قدرتمند پیروز شدند؟ ما قادر به درک این مطلب نیستیم. ولی هرودوت و تمام یونانیان این نکته را درک کردند. یک دموکراسی آزاد در مقابل استبداد مبتنی بر برده داری مقاومت کرد. آتنی ها در "مارتون" به سرعت پیش تاختند. افسران دشمن، سربازان خود را به زور تازیانه و با استفاده از ترس به جنگیدن واداشتند، آن لشکر انبوه در برابر روحیه مردانی آزاد که در راه آزادی خود می جنگیدند، قدرتی نداشت.
در هر نبردی سربازان دو طرف باید ترس را تجربه کنند. ترس از دشمن، و ترس از مرگ. ولی تمام تلاش مدیران نظامی آن است که سربازان بر ترس خود غلبه کنند. چراکه در میدان نبرد این شجاعت است که به کار می آید. چه چیزی یک ارتش را نیرومند می کند؟ پاسخ، کتاب دو هزار ساله چینی اثر "سان تزو" به نام هنر جنگ چنین است:
جنگ مسئله مرگ و زندگی است. بنابراین آن را بر حسب پنج عامل بنیانی ارزیابی کنید. نخست، نفوذ روحی، دوم شرایط آب و هوایی، سوم محل نبرد، چهارم فرماندهی و پنجم تعالیم است. منظور از نفوذ روحی، آن چیزی است که باعث می شود افراد با رهبران خود هماهنگ باشند، به طوری که بدون ترس از خطرات مرگ آفرین در همراهی با رهبران خود از جان مایه بگذارند.
ترس در کسب و کار
ترس باید از کسب و کار حذف شود. ترس عامل اتلاف و خسارتهای بسیار است. در محیط شرکتی حداقل دو نوع ترس وجود دارد. کارگری احتمالا مجبور است مدتی منتظر بماند تا ملزومات مورد نیاز خود را دریافت کرده و کارش را آغاز کند. البته، او برای مدت زمانی که در انتظار به سر می برد، دستمزد دریافت می کند. ولی به تدریج به این فکر می افتد که چگونه شرکتی که این چنین وقت و سرمایه را تلف می کند، می تواند در کسب و کار خود باقی بماند. آیا این شرکت یک سال دیگر هم پابرجاست؟ گرچه ترس مستقیما متوجه او نیست، ولی او را نگران شغل خود است. بعضی مدیران علت ترس را حذف می کنند، ولی ترس را
نگاه می دارند، چراکه معتقدند که ترس انگیزه بخش است. از یک نظر آنها درست می گویند: ترس انگیزه بخش هست ولی نه در جهت عملکردی سازنده. دومین نوع ترس مخفیانه تر است. این ترسی است که مدیران که بنابر قواعد سیستم خود کار می کنند، عموما در کارمندان ایجاد می کنند. اگر کاری به اندازه سهمیه مقرر تولید نکند، به دردسر می افتد. یک فروشنده بهتر است تا حد مقرر فروش داشته باشد و گر نه... 

کنترل کیفی جامع برای کیست؟

بنام خدا

کنترل کیفی جامع برای مصرف کننده است نه برای تولید کننده

شرکتهای ژاپنی با کاربرد مفاهیم کنترل کیفی جامع سیستم خاصی را برای طراحی، توسعه، تولید و ارائه خدمات پس از فروش با هدف نهایی جلب رضایت مشتریان خود ابداع کرده اند. این نکته، رمز مقبولیت کالاهای ژاپنی در بازارهای جهانی است. با وجود این، شرکتهای فراوانی در داخل و خارج ژاپن وجود دارند که مدیریت ارشد آنها توجه خاصی به مساله جلب رضایت مشتریان دارند لکن برای تحقق خواست خود سیستمی در اختیار ندارند. یکی دیگر از نکات مهم، چگونگی تعریفی است که از مشتری بعمل می آید. برای مثال، مشتری کسی که اجزاء لاستیک اتومبیل تولید می کند، چه کسی است؟ واقعیت آن است که وی محصول خود را به تولید کننده لاستیک عرضه می کند و در نتیجه می باید نیازهای تولید کننده لاستیک را مدنظر قرار دهد. حال باید دید این مطلب در مورد شرکت سازنده اتومبیل که لاستیک مورد نیاز خود را از شرکت تولید کننده لاستیک خریداری می کند، یا راننده ای که اتومبیل را از کمپانی می خرد، چگونه مصداق پیدا می کند؟ آیا همه این افراد مشتری تلقی می شوند؟ اغلب، این خریداران مختلف نیازهای کیفی متفاوتی دارند. با توجه به آنچه گفته شد، تعریف مشتری یکی از اولویتهای مدیریت ارشد است. چون این تعریف از مشتری، ویژگیهایی را که باید یک محصول داشته باشد تا بتوانند نیازهای خریدار را تامین کند، مشخص می سازد.

کنترل کیفی جامع با کارآموزی آغاز و به کارآموزی ختم می شود 

پیاده کردن کنترل کیفی جامع در ژاپن بدون استثناء با تلاش همه جانبه در جهت آموزش مدیران و کارگران آغاز می شود. این طبیعی ترین شیوه برای القاء مفهوم کیفیت به کارکنان است. وقتی کاجیما یکی از سرشناس ترین شرکتهای ژاپنی فعالیتهایی را در زمینه کنترل کیفی جامع در سال 1978 آغاز کرد، هدف اولیه، ارائه برنامه های آموزشی برای تمامی 16000 کارکنان شرکت در خلال سه سال تعیین شد. وقتی مسئولین شرکت متوجه شدند که اعزام مدیران به سمینارهای عمومی و دعوت از اساتید برای ایراد سخنرانی به منظور آشنا کردن تمامی کارکنان با مفهوم کنترل کیفی جامع کافی نمی باشد، یک برنامه خاص کنترل کیفی جامع را به صورت نوار ویدیو جهت پخش از 110 کانال ویدیویی داخلی تهیه کردند. هدف اصلی برنامه های مختلف آموزشی، القاء طرز فکر مبتنی بر کنترل کیفی جامع به تمامی کارکنان و ایجاد انقلاب در آگاهی آنان بود.

مدیریت کارکردی متقابل برای تسهیل کایزن

مفهوم رسیدگی به روند قبلی بدین معنی است که کنترل کیفی جامع می باید برای بهبود کیفی کالاها و مواد؛ فروشندگان جزء، تامین کنندگان مواد و پیمانکاران فرعی را نیز تحت پوشش قرار دهد. از آنجا که کنترل کیفی جامع اموری چون کاهش هزینه ها، تضمین کیفیت، مدیریت میزان تولید و دیگر زمینه های فعالیت را دربر می گیرد؛ همین فراگیری به شکل گیری مفهوم مدیریت کارکردی متقابل، کمک می نماید. در چهارچوب این مفهوم، دوایر و قسمتهای مختلف در فعالیتهای کارکردی متقابل مشارکت می کنند. این توصیف بیانگر گسترش افقی ( از تامین کنندگات تا فروشندگان ) کنترل کیفی جامع است.

کاربرد چرخه دمینگ ( PDCA )

دمینگ بر اهمیت تعامل مداوم میان تحقیق، طراحی، تولید و فروش در راستای فعالیتهای شرکت تاکید دارد. برای دست یافتن به کیفیتی که رضایت مشتری را جلب کند، این چهار مرحله باید دائما در گردش باشند و کیفیت به عنوان معیار برتر تلقی شود. این چرخه با مطالعه وضع موجود در خلال گردآوری اطلاعات جهت برنامه ریزی برای بهبود آغاز می شود و پس از تکمیل برنامه، به اجرا در می آید. در مرحله بعدی برای حصول اطمینان از نتیجه بخش بودن کارهای اجرایی، نوبت به کنترل می رسد. در صورت موفقیت آمیز بودن تجربه، یک اقدام نهایی دیگر که همان استاندارد کردن به روش علمی است صورت می گیرد تا تداوم روشهای جدید برای بهبود مداوم تضمین شود. در مراحل اولیه این چرخه، وظیفه کنترل به نقشی اطلاق می شود که بازرسین برای کنترل نتایج کار کارگران بر عهده داشتند و عمل به فعالیتهای اطلاق می گردد که برای برطرف کردن خطاها و نواقص صورت می گرفت. یعنی اصلاح. بدین ترتیب چرخه فوق در ابتدا بر تقسیم کار بین سرپرستها، بازرسین و کارگران استوار بود.

در جریان کاربرد این مفهوم در ژاپن، مسئولین ذیربط به این نتیجه رسیدند که تکیه بر چرخه برنامه، اجرا، کنترل و عمل که در برطرف نمودن نواقص و معایب کاربرد دارد به خودی خود کافی نمی باشد. به همین دلیل مفهوم تازه ای از این چرخه تدوین شد که در نمودار زیر ترسیم شده است.
در شکل تعدیل یافته، برنامه یعنی برنامه ریزی برای بهبود شیوه های موجود از طریق کاربرد ابزارهای آماری. اجرا یعنی پیاده کردن برنامه. کنترل یعنی رسیدگی برای حصول اطمینان از تحقق بهبود مورد نظر و عمل یعنی جلوگیری از تکرار اشتباه و تثبیت روش بهبود به عنوان شیوه تازه ای که می باید بهبود بر اساس آن صورت پذیرد. یعنی اقدام اصلاحی. متاسفانه ماهیت خصمانه روابط صنعتی در آمریکا و اروپا سبب انعطاف ناپذیری این نقش چشمگیر و ایجاد یک چرخه تازه به شکل زیر شده است.
هر روندی در ابتدا با نواقصی همراه است و برای تثبیت آن باید تلاشهای صورت گیرد. برای تحقق این هدف باید از چرخه استاندارد، اجرا، کنترل و عمل استفاده کرد یعنی تثبیت و استاندارد کردن شرایط. تنها پس از استقرار و تثبیت یک استاندارد می توان برای بالا بردن آن از چرخه برنامه، اجرا، کنترل و عمل استفاده کرد یعنی بهبود شرایط مورد استفاده.

برخی از مشاغل بسیار یکنواخت می باشد ولی اگر ما بتوانیم حس ماموریت در راه یک هدف را در بین کارگران ایجاد کنیم، در آن صورت می توان حتی یک کار یکنواخت و خسته کننده را با علاقه انجام داد.

آموزه هفتم دکتر دمینگ: رهبری

بنام خدا

وقتی برای اولین بار با دمینگ روبرو شدم، آموزه هفتم چنین بود: نظارت کنید. این جمله تا حدی گمراه کننده بود، چرا که آن گونه که من تجربه کرده بودم، در تمام سطوح مدیریت نظارت بیش از اندازه ای وجود داشت، افراد مرتبا از این سو به آن سو می رفتند تا بر عملیات نظارت کنند و هر کسی دست کم مسئول کسی دیگر بود. ولی به زودی مشخص شد که منظور دمینگ از نظارت با آنچه معمولا نظارت نامیده می شود ارتباط بسیار کمی دارد. در واقع، آن به اصطلاح نظارت معمولا در بخش هایی رخ می داد که نظارت به شیوه دمینگ واقعا مورد نیاز بود. نظارت آن گونه که او تعبیر می کرد، به دانش نیاز داشت. این نظارت با اینکه کار شخص زیر دست فقط بازدید شود، به کل متفاوت بود.

نظارت

دمینگ کار ناظری را توصیف می کرد که در پایان هر روز با همه آن هفت نفری که زیر دست او کار می کردند، نشستی برگزار می کرد تا اشتباهات آن روز را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد. هر عیب تجزیه می شد. او تمام تلاش خود را به کار می بست تا هر کارگر را در جهت اجتناب از اشتباهات و اِعمال بهبود یاری کنند. تمام کارگران او را دوست داشتند و حس می کردند که او حافظ منافع آنها است. البته این امر حقیقت داشت، ولی سالها بود که میزان عیوب ثابت مانده بود. نهایتا" او در پایان هر روز وقت همه را هدر می داد.

رهبری

اکنون دمینگ کلمه رهبری را جانشین نظارت کرده است. به نظر من بهتر است برای توصیف عملی واکنشی و نادرست از کلمه نظارت استفاده شود و برای توصیف مفهوم مورد نظر دمینگ کلمه رهبری مورد استفاده قرار گیرد. یکی از شرکتهای که تحت تعلیمات دمینگ بود متوجه وجود مشکلی وخیم شد. بطریهای حاوی مواد سمی برچسب گذاری نشده بودند. راه حل مدیر کارخانه آن بود که مسئول برچسب گذاری هر بطری را پیدا کرده و به او بفهماند که کارش چقدر اهمیت دارد. بدون برچسب درست، پول و مهمتر از آن، جان انسان ها به خطر می افتاد. به نظر عالی می رسد مگرنه؟ ولی اگر سیستم باثبات بود، این راه حل، اصلا راه حل نبود. این اشتباه می تواند نوعی دستکاری باشد که اوضاع را بدتر می کند. از قرار معلوم این اشکال سالها وجود داشته است. سیستم، مسئول بطریهای بدون برچسب بوده است. مدیر کارخانه در جایی که به رهبری نیاز بوده از نظارت استفاده می کرده است. در بدترین نوع نظارت، ناظر فقط از کار بازدید می کند، پیوسته ایراد می گیرد و تنها انزجار ایجاد می کند، بلکه اوضاع را پیوسته بدتر می کند. در نوع بهتر آن ناظر عملکرد برتر را ملاک قرار می دهد و بر این باور است که با این کار عملکرد همه بهبود خواهند یافت. البته چنین باوری بی اساس و ضد بهره وری است. رهبری مستلزم داشتن آگاهی در مورد علل معمول و علل خاص است.

رهبر باید بداند که گذشته الزاما پیشگوی آینده نیست. او باید از تفاوت بین شرح آنچه در گذشته اتفاق افتاده است و نظریه ای که به پیشگویی می انجامد، آگاه باشد. بیشتر مدیران، به هنگام بررسی عملکرد گروه خود ناظرانه و داورانه برخورد می کنند و عملکرد فردی کارگران را مرتبه بندی می کنند. ولی یک رهبر هنگام بررسی عملکرد گروه خود، در واقع عملکرد خود را قضاوت می کند. او در ذهن خود تعیین می کند که باید بر چه چیزهایی تاکید کند و از تاکید بر چه چیزهایی بپرهیزد و چه کنشی داشته باشد تا بهبود ایجاد کند. یک رهبر مهارت ها، استعدادها، و توانایی های تمام کارمندان خود را می شناسد، ولی در نظر او همه برابرند. او کسی را مورد قضاوت قرار نمی دهد. منظور من از برابر بودن این است که او افراد را بر حسب عملکرد یا ارزش مرتبه بندی نمی کند. او باید بتواند کسی را که خارج از سیستم عمل می کند، شناسایی کند، و واکنش مناسبی از خود نشان دهد. او باید مراقب باشد کسانی که به کمک ویژه یا آموزش اضافه نیاز دارند، آن را دریافت کنند. اگر آموزش اضافه به آنها کمک نمی کند، او باید آنها را به جایی منتقل کند که بتوانند درست کار کنند به هر حال او باید مطمئن شود که افراد به اندازه کافی و درست آموزش دیده اند.

انگیزش گروهی می تواند دست کاری باشد

بعضی مدیران سطور بالا را خواهند خواند و در تایید سری تکان خواهند داد. واکنش آنها این است که هر فرد گروه، مسئول سیستم شناخته می شود. شرکتی برای هر کارمند 300 دلار پاداش تعیین کرد، البته در صورتی که حادثه ای رخ ندهد. حدس بزنید چه شد؟ اتفاقی نیفتاده بود. به هنگام پاداش گرفتن، دست بعضی کارمندان وبال گردن بود، برخی می لنگیدند و انگشت بعضی ها در گچ بود. حوادثی اتفاق افتاده بود، ولی گزارش نشده بود. آیا رهبری این است؟ قطعا چنین نیست. بنابر نظریه دمینگ رهبر برای بهبود سیستمی تلاش می کند که خود و کارمندانش در آن کار می کنند. او درک می کند که چگونه کار گروه او با اهداف شرکت همساز شود. هدف گروه او حمایت از آن اهداف است. او در مراحل قبلی و مراحل بعدی کار نیز همکاری می کند و سعی دارد مراحل کار را تا بهینه سازی همه تلاش ها پیش ببرد.

چالش و لذت بردن از کار

یک رهبر کارمندان خود را برانگیخته و تشویق می کند که چنین درکی داشته باشند. او سعی می کند همگان چالشگرانه کار کرده و از کار خود لذت ببرند. همچنین بهینه سازی، آموزش، مهارت و توانایی های هر کس و کمک به بهبود او از جمله برنامه های اوست. بهبود و نوآوری هدف او است. رهبر تعلیم می دهد. ولی تعلیم فقط یاد دادن آنچه باید کرد، نیست، بلکه چرا باید کرد را هم شامل می شود. درک فرآیند کلی اهمیت دارد. رهبر باید همه را به آموزش ترغیب کند به نحوی که هر کارمند بتواند در جهت اصلاح بیاندیشد و عمل کند. رهبر تهدید یا تقاضا نمی کند، بلکه صبورانه آموزش می دهد. مدیر ناشکیبا، رهبر نیست.

مطمئن باشید که آنها فکر می کنند

من و همسرم چندین سال پیش، سگی خریداری کردیم. سگ های این نژاد خریداری شده بسیار باهوش اند و قرنها است که برای چراندن گوسفندان تربیت شده اند. من نیز چون یک مزرعه دار با فرهنگ در کلاسهایی شرکت کردم که کلینیکی برای سگها و تربیت کنندگان آنان برقرار کرده بود و امیدوار بودم که خودم و سگم هر دو از این طریق آموزش ببینیم. خوشبختانه، نخستین مربی من شخصس اسکاتلندی بود که تمام عمر خود را با سگ ها به سر برده برده و خود از استادان تربیت سگ آموزش دیده بود. روش استاد را به سادگی می توان چنین تعبیر کرد: کار را از ذهن شروع کنید تا به پا برسید. به این معنی که از سگ بخواهید کاری را انجام دهد و سپس اگر کار او به تصحیح نیاز داشت، آن را تصحیح کنید، در غیر این صورت به او کاری نداشته باشید. درس اساسی این است که هرگز نباید سگ را زد یا سعی کرد با خشونت او را وادار به اطاعت کرد. این کار، سگ بسیار خوب را هم نابود خواهد کرد.

سالها پیش در حین یک کار حادثه ای رخ داد که اخیرا" برای من معنای بیشتری پیدا کرده است. با یکی از کارمندان که در بخش بارگیری کار می کرد رابطه دوستانه ای داشتم. او عنوان و تحصیلات بالایی نداشت ولی هر کس چند دقیقه با او صحبت می کرد متوجه می شد که او فرد بسیار باهوشی است. روزی کامیون پر از باری از راه رسید. او نگاهی به کامیون انداخت و مانع ورود آن به سکوی بارگیری شد و در همان جا تخلیه بار را شروع کرد. مدیر کارخانه این صحنه را دید و اعتراض کرد. مدیر کارخانه بسیار زیرک بود. به هر حال، او مدیر کارخانه بود و کراوات می زد. کارمند مزبوربا او بگومگو کرد، ولی به هر حال مدیر از قدرت لازم برخوردار بود و گفت: دیگر وقت را به هدر نده و هر آنچه می گویم انجام بده. پس کامیون وارد بخش بارگیری شد و شروع به تخلیه بار کرد. ولی وقتی خواست از محوطه بیرون برود، نتوانست، چون کامیون پس از تخلیه بارها چند سانتی متر بالاتر آمده بود و به در ورودی گیر می کرد. پس مجبور شدند، دوباره آن را بارگیری کرده، از محوطه خارج کنند و بیرون محوطه مجددا" آن را تخلیه کنند، همان کاری که کارمند مزبور از اول تصمیم داشت انجام دهد.

چه کسی مسئول بهبود است

در داستان فوق مدیر کارخانه در موقعیتی بود که تشخیص دهد ارتفاع دروازه نادرست است و پیشنهاد کند که ابعاد دروازه های کارخانه در آینده اصلاح شوند. ولی اگر او این نکته را به مافوق های خود گزارش می کرد، آنان پاسخ می دادند که ما چه کار می توانیم انجام دهیم، این کارخانه که دیگر ساخته شده است. در بیشتر شرکتها هیچ کس مسئول بهبود نیست. اگر رهبری به بهبود توجه نکند، هیچ کس دیگر هم چنین نخواهد کرد. اگر هیچ کس نگران بهبود نباشد، شرکت احتمالا همان طور که هست می ماند و به احتمال بیشتر افول خواهد کرد. در بسیاری از شرکت ها، ئهر کس که بیش از یک بار شکایتی بکند، یک آشوبگر تلقی می شود و نهایتا سرپرست به نحوی حساب او را خواهد رسید. اِعمال بهبود معمولا دردسر دارد، ولی واقعا ثمربخش است. ولی اگر اهمیت ندهد، افراد یاد می گیرند که بدون توجه به مشکلات با وضع موجود سازگار شوند. مشکلات احتمالا ساده و به راحتی قابل حل اند، ولی چرا خود را به دردسر بیندازیم؟ کسی که اهمیت نمی دهد. آنان می آموزند یا به عبارتی مجبور می شوند مشکلات موجود را بپذیرند. وقتی این اتفاق رخ دهد، اساس یک شرکت نابود می شود. وظیفه رهبر هدایت کارمندان به سوی کیفیت بهتر است. رهبر نمی تواند به حل مشکلات امروز اکتفا کند، بلکه باید کمر همت ببندد و به جستجوی مشکلات برود.

یک متغییر حیاتی

یک وظیفه تنها به عهده رهبر است و آن حصول اطمینان از همکاری تمام بخش ها و تمام افراد با یکدیگر است. ممکن است بتوان بهترین قطعات خودرو موجود در دنیا را تهیه کرد ولی با این حال خودرویی که از این قطعات ساخته می شود احتمالا یا خوب کار نخواهد کرد یا اصلا کار نخواهد کرد. می توان بهترین و با هوش ترین مدیران دنیا را استخدام کرد، ولی عملیات ضعیف یا متوسط داشت. در یک سیستم همه چیز باید با هم و به طور هماهنگ کار کند. بخش ها و افراد باید بهینه شوند تا با هم به سوی هدفی مشترک پیش روند. اِعمال بهبود فقط در یک بخش احتمالا نه تنها کمک نخواهد کرد، بلکه می تواند موجب نابودی کل عملیات شود. به طور مثال رهبر ارکستر مسئول حصول اطمینان از همکاری همه افراد باهم است. آیا اگر همه بهترین تلاش خود را بکنند، موسیقی بهتر خواهد شد؟ اگر هر کس سعی کند روی دست دیگری بلند شود؟ البته نه. وظیفه یک رهبر نظارت بر همکاری تمام افراد گروه خود با یکدیگر و همکاری گروه او با بقیه تشکیلات به طور هماهنگ برای دستیابی به اهداف تشکیلات است.

تقریبا همه بهترین تلاش تلاش خود را عرضه می کنند و وقتی موفق می شوند، این عقیده محکم تر می شود. ولی حتی وقتی همه بهترین تلاش خود را مبذول می کنند، کار بعضی از افراد بهتر از بعضی دیگر است. تفاوت در عملکردها الزاما به دلیل تلاش یا توانایی نیست. مدیری که بر این نکته واقف نباشد، نمی تواند رهبری کند. مدیریت یعنی افراد. با این حال، بیشتر مدیران در دنیای غرب، مدیریت را چونان قواعد، قوانین، روش های سازماندهی و تکنیک های انگیزشی می دانند. ولی در نظریه دمینگ تمام ساختار مدیریتی باید متوجه یک هدف باشد و به افراد اجازه دهد کار خود را به بهترین نحو انجام داده و در عین حال هماهنگ با اهداف سازمان از کار خود لذت ببرند. اگر سیستم سازمانی سد راه باشد و غرور افراد را از بین ببرد، در آن سیستم مشکلی وجود دارد. این وظیفه رهبر است که از هماهنگی و کار گروهی حمایت کند و کار را لذت بخش گرداند. رهبر باید از روی صدق و صمیمت و با جدیت در راه بنده شدن همه تلاش کند. نقش رهبران در ایجاد کیفیت بسیار اساسی است. آنان باید نخستین عاملان بهبود باشند. آنان باید علل معمول و علل خاص را شناخته و تفاوت آنها را درک کنند. رهبران باید سیستم کامل و نقشی را که گروه در آن بازی می کند، بفهمند. رهبران اطمینان بخش اند، آنان کمک می کنند ولی قضاوت نمی کنند. آنان همه را به بهبود ترغیب می کنند. آنان سعی در ایجاد محیطی دارند که در آن همه احساس غرور و افتخار کنند. آنان تلاش می کنند تا هر کارگر بتواند کار خود را به نحو احسن انجام دهد و در عین حال از کار خود لذت ببرد و کارش متناسب با اهداف سازمان باشد. 

کایزن از طریق کنترل کیفی جامع

بنام خدا

عبارات کلیدی که می توانند درک مفهوم کنترل کیفی جامع را بهتر نمایند عبارتنداز:
استناد به داده ها
کنترل کیفی جامع بر کاربرد داده ها تاکید دارد. موفقیت و شکست شرکتها به میزان مهارت آنها در گردآوری و استفاده از داده ها بستگی دارد. مدیرانی که صرفا به منافع آنی می اندیشند مشتری را تقریبا به فراموشی می سپارند. این گونه مدیران هیـچ ارزشی برای شکایات و درخواستهای مشتری قائل نیستند. چنین مدیرانی فرصت طلایی گردآوری اطلاعات و ارائه آن به کسانی را که می توانند از آنها بهره برداری نمایند، از دست می دهند. مبادله اطلاعات بین مسئولین اجرایی به اندازه گردآوری و پردازش اطلاعات اهمیت دارد. اگر اطلاعات به گونه ای درست جمع آوری، پردازش، هدایت و مورد استفاده قرار گیرند، همیشه احتمال بهبود وجود خواهد داشت. سیستم گردآوری و ارزیابی اطلاعات، بخش مهمی از برنامه کنترل کیفی جامع و کایزن را تشکیل می دهد.
تقدم کیفیت بر سود
پرفسور ایمای زومی استاد موسسه تکنولوژی موساشی می گوید: اصلی ترین عناصری که باید در شرکت مورد توجه قرار گیرند عبارتنداز از کیفیت ( محصولات، خدمات و کار ) کمیت، زمان تحویل، ایمنی، هزینه و روحیه کارکنان. می در ادامه می افزاید:
مدیران در تمامی سطوح موظفند تا این عناصر را به دقت مورد رسیدگی قرار دهند. رونق شرکتها در گرو رضایت خاطر مشتریانی است که به خرید کالا و خدمات مبادرت می کنند. به بیان دیگر تنها عاملی که رضایت خاطر مشتریان را فراهم می سازد کیفیت محصولات و خدمات است. به بیان دیگر تنها چیزی که شرکت می تواند به مشتریان خود ارائه کند، کیفیت است. تمامی شاخصهای دیگر، به مدیریت داخلی مربوط می شود. این اولین معنی تقدم کیفیت است.
من به تولید کالاهای بسیار مرغوب با قیمت پایین و در حجم زیاد معتقد نیستم. البته، این هدف نهایی کنترل کیفی جامع است. به هر حال من تولید کالای بسیار مرغوب را به عنوان اولین گام، و سپس پرداختن به تولید سریعتر با هزینه کمتر را به عنوان گام بعدی توصیه می کنم. در ابتدا باید تکنولوژی و سیستمهای مورد نیاز برای تولید کالاهایی که رضایت مشتریان را جلب می کند فراهم آورد و در این مرحله باید از عواملی چون هزینه، حجم تولید و بهره وری صرف نظر نمود. تنها پس از دست یابی به تکنولوژی مناسب می توان به سمت مرحله بعدی، یعنی تولید کالای مرغوب با هزینه کم و تعداد انبوه، آنهم بدون قربانی کردن کیفیت، گام برداشت. و این معنی ثانوی تقدم کیفیت است.
بررسی روندهای قبلی
کنترل کیفی جامع به دلیل تاکید بیش از اندازه بر داده ها و روندها بجای تاکید بر نتیجه، افراد را به توجه روندهای قبلی خط تولید، جهت یافتن علل مشکلات، تشویق می کند. بهبود همیشه به آگاهی از نتایج حاصله از روند پیشین نیاز دارد. اوهنو معاون پیشین تویوتا موتور، نمونه زیر را برای یافتن علت اصلی از کارافتادن یک ماشین ارائه داده است:
سوال 1: چرا ماشین از کار افتاده است؟
پاسخ: به علت سوختن فیوز بر اثر بار زیاد.
سوال 2: چرا بار ماشین بیش از اندازه بوده است؟
پاسخ: چون روغن یاطاقان کافی نبوده است.
سوال 3: چرا روغن یاطاقان کافی نبوده است؟
پاسخ: چون پمپ روغن درست کار نمی کرده است.
سوال 4: چرا پمپ روغن درست کار نمی کرده است؟
پاسخ: چون محور پمپ روغن فرسوده بوده است.
 
سوال 5: چرا محور فرسوده بوده است؟
پاسخ: چون گرد و خاک به داخل روغن راه یافته است.
با تکرار چرا در پنج نوبت، علت اصلی از کارافتادن ماشین و راه حل عملی آن مشخص گردید: نصب یک فیلتر بر روی پمپ روغن.
هر روند مشتری روند قبلی است
برای تداوم و بهبود کیفیت در روند تولید می باید بین تمام کسانی که در مراحل مختلف تولید دخیل هستند ارتباطات مناسبی برقرار باشد. اغلب میان کارگران خطوط تولید، به ویژه در روندهایی که در مجاورت یکدیگر قرار دارند رقابت و تعصب شغلی شدیدی حاکم است. باید تلاش شود تا در بین همه مراحل کار انسجام و همبستگی بوجود آید.
سی سال پیش وقتی که ایشی کاوا به عنوان مشاور در شرکت فولاد ژاپن استخدام شد، دقیقا با این مشکل روبرو گشت. در یک مورد، ایشی کاوا به بررسی خراشهای کوچکی بر روی برخی از ورقه های فولاد و جود داشت، پرداخت. وقتی وی به مهندس مسئول خط تولید پیشنهاد کرد که به همراه همکارانش به مهندسین خط تولید بعدی در مورد خراشهای موجود بر روی ورقه های فولاد به بررسی بپردازند؛ این مهندسان در پاسخ گفتند شما از ما می خواهید تا با دشمنان خود برای حل مشکل مشورت کنیم؟ ایشی کاوا چنین پاسخ داد: شما نباید آنان را به عنوان دشمن تلقی کنید، بلکه باید همیشه روند بعدی تولید را به عنوان مشتری خود بدانید. باید هر روز به دیدن مشتری خود بروید تا مطمئن شوید که از تولید شما راضی است. این مفهوم، به مهندسان و کارگران این واقعیت را القاء کرده است که مشتریان آنها تنها کسانی نیستند که در بازار، محصول نهایی را خریداری می کنند؛ بلکه کسانی که در روند بعدی تولید قرار گرفته اند در واقع مشتری آنها می باشند. درک این واقعیت به یک تعهد جدی در مورد عدم ارسال قطعات معیوب به خطوط بعدی تولید تبدیل شده است. این مفهوم بعدها به شکل سیستم کامبان و تولید به موقع شهرت یافت. 

آموزه ششم دکتر دمینگ: آموزش را برقرار سازید

بنام خدا

آموزه ششم از آموزه های چهارده گانه می گوید: آموزش را برقرار دارید. این جمله کاملا ساده به نظر می رسد. آیا شرکت های ما آموزش ارائه نمی کنند؟ بعضی ارائه می کنند، بعضی به حد کافی ارائه نمی کنند و بسیاری اصلا کاری با آموزش ندارند. زمانی برای بانکی کار می کردم که به خارج از آمریکا وام می داد. هدف از این وام ها تامین منابع مالی صادرات ایالات متحده بود و یک کنسرسیوم بیمه این وام ها را در مقابل از دست رفتن اعتبار بیمه کرده بود. در واقع آن بانک به خارجی ها وام می داد ولی مخاطره نهایی مربوط به اعتبارها متوجه دولت آمریکا بود. و این، یک وام دهی خوب و بی خطر بود. یکی از کارمندان جوان بانک در مورد این برنامه دچار نگرانی شد و تقاضا کرد در سمینار یک هفته ای شرکت کند که کنسرسیوم بیمه برگزار می کرد و برنامه ها و اسناد مورد نیاز را توضیح می داد. تقاضای او مورد قبول واقع نشد، چراکه کارهای مهمتری از شرکت در یک سمینار وجود داشت. حدود یک سال بعد، یکی از وام گیرندگان بانک ورشکست شد و از پرداخت وامهای خود امتناع کرد. مشکلی وجود نداشت، وامهای او بیمه شده بودند. ولی وقتی بانک مذکور تصمیم گرفت طلب خود را از کنسرسیوم بیمه بازستاند، مدارک لازم در دست نبود. کارمندی که تقاضای آموزش آن جوان را رد کرده بود، حتی نمی دانست که چنین مدارک و اسنادی لازم بودند. خوب از کجا باید می دانست؟

آموزش به عنوان یک هزینه

آموزش را معمولا یک هزینه می دانند. این رقم قابل رویتی است که مدیریت می تواند کنترل کند و در نتیجه در معرض بررسی دقیق است. آموزش را معمولا باید توجیه کرد، ولی فواید حاصله از آموزش معمولا قابل دید نیستند.

آموزش در حیطه مسئولیت کیست؟ مدیریت مسئول آموزش است. آموزش، بهبود است و همیشه سودمند است، گرچه فایده آن همیشه واضح نیست. هرکس که واقعا طالب بهبود است، باید عبارت " باید می دانستم " را از فرهنگ کلامی خود حذف کند. برای ایجاد بهبود، ما باید با آنچه واقعا اتفاق افتاده، برخورد کنیم، نه با دنیای فرضی باید می شدها.

جامعه در نگرشی فراگیر

جامعه چه مقدار هزینه متحمل می شود تا فردی یک سال در زندان بماند؟ پنج هزار دلار؟ ده هزار دلار؟ آخرین برآورد که من اطلاع دارم، شصت هزار دلار بوده است. وقتی بدانیم که متوسط درآمد در ایالات متحده کمتر از یک سوم رقم فوق است، این رقم بسیار چشم گیر است. با این حال متداولترین راه حل از بین بردن جنایت، زندانی کردن تمام مجرمین است. آمار جالب توجه دیگری هم وجود دارد. سه چهارم تمام افراد بازداشت شده، عملا بی سواداند. پس قابل درک است که آموزش مهارت ها به زندانیان، عملکرد واقعی و مثبت برای جامعه خواهد داشت. ولی وقتی فرماندار نیویورک با کسری بودجه مواجه شد، برای صرفه جویی به کدام سو نظر افکند؟ او سعی کرد از برنامه های آموزشی زندانیان بزند و شهریه کالج های ایالتی را افزایش دهد.

آموزش برای امروز

آموزش ایجاد مهارت ها و دانش برای آینده نزدیک است. مهارت ها مشخصه های خاصی دارند. وقتی مهارتی آموخته شد، تغییر آن بسیار مشکل و شاید غیر ممکن است. چگونه می فهمید شخصی مهارتی را کسب کرده است؟ به سادگی، اگر کار فرد مزبور تحت کنترل آماری باشد، او کسب مهارت کرده است و آموزش بیشتر کمکی نخواهد کرد. گلف بازی کردن یک مهارت است. در یک موقعیت واقعی، برای یک بازیکن مبتدی نمودارهای کنترل ترسیم شدند. نمودارها نشان می دادند که بازی او تحت کنترل نبود. نشانه گیری ها بسیار بالا و بی تناسب بودند. پس از چند جلسه آموزش او بازی خود را بهبود بخشید. حد متوسط نشانه گیری او پایین تر آمد و بازی او متناسب تر شد. بازی او اینک تحت کنترل آماری بود.

در برخی از بیمارستانهای ژاپن برای تعیین اینکه آیا فیزیوتراپی اضافی به بیماران تصادفی کمک خواهد کرد یا نه، از این روش استفاده می شود. بیماری که در تصادفی شدید مجروح شده است، احتمالا باید راه رفتن را دوباره بیاموزد. یک فیزیوتراپیست این کار را به او آموزش می دهد و مدت زمان هر قدم برداشته شده در یک مسیر معین را ثبت می کند. طبق نمودار کنترل وقتی او یاد گرفته است چگونه راه برود، آموزش اضافه دیگر فایده ای نخواهد داشت. این کار بیمار را حمایت می کند و به تراپیست نیز کمک می کند که بهره وری بیشتری از وقت خود داشته باشد.

مفاهیم

مفهوم این عمل واضح است. شما یک بار فرصت دارید که فردی را اموزش دهید و بهتر است از این موقعیت استفاده کنید. امکان دیگری وجود ندارد. بهتر است کار اموزش را به یک استاد بسپارید. اگر فردی ناآگاه کارمندان شما را آموزش دهد، هزینه ای که به شرکت شما تحمیل خواهد شد، غیر قابل اندازه گیری است. مبتدی بیش از هرکس به استاد نیاز دارد.

چه کسی آموزش را انجام می دهد؟

آموزش کارگران توسط کارگران به زیان و خسارت می انجامد. وقتی یکی، دیگری را آموزش می دهد که او نیز به نوبه خود بعدی را آموزش خواهد داد، از آنجا که هر کس درباره آن چه باید انجام شود نظریه ای متفاوت پیدا می کند، هیچ کس به درستی آموزش نخواهد دید. یک نفر باید مسئولیت آموزش را به عهده گیرد و بهتر است آن شخص یک استاد باشد. (استاد کار)

خودآموزی

ما به توانایی خودآموزی ارج می نهیم. در این مورد زیاد بحث شده است. ولی وقتی، شخصی خود، آموزگار خویش است، مشکلاتی به وجود می آید. احتمالا خودآموز قادر است کار یا بازی موردنظر را انجام دهد، ولی بعید به نظر می رسد بتواند آن را در حد کمال مطلوب به انجام رساند. افراد خودآموز معمولا عادات بدی پیدا می کنند. بهترین راه انجام هر کاری به نـــدرت راهی است که از همه طبیعتی تر به نظر می رسد. برای مثال، پرش گران ارتفاع امروزه از روشی به نام پرش فاسبوری استفاده می کنند. قبل از اینکه دیک فاسبوری این پرش را بدعت گذارد، همه پرش گران یک غلت شرقی یا غربی را انجام می دادند. آنان به نحوی از روی مانع می گذشتند که شکم هایشان به طرف مانع و پشت آنها به آسمان بود. ولی فاسبوری عملیات پرش ارتفاع را تحلیل کرد و روشی را ابداع کرد که به نظر بسیار ناهنجار می آمد. او از روی مانع به گونه ای می پرید که پشت او به مانع و صورت او به سوی آسمان بود. پرش ارتفاع او بسیار احمقانه جلوه می کرد ولی او با این روش مرتبا برنده می شد به طوری که مدال طلای المپیک را از آن خود کرد. امروزه همه پرش گران از روش او استفاده می کنند.

نگرش ها ی متدوال نسبت به آموزش

نگرشهای ما در زندگی روزمره همان هایی هستند که در کسب و کار، دفاتر و مدارس به کار می بندیم. چنین نیست که مجموعه نگرش های ما برای زندگی و برای کسب و کار با هم فرق داشته باشد.

من طرز برخورد سه نفر را که به نظر می رسید همیشه تیمهای ممتازی دارند، مورد بررسی قرار داده ام. طرز برخورد و روش های این سه نفر تفاوت زیادی با یکدیگر ندارد و تنها وجه اشتراک آنها این است که هر سه تاکید زیادی بر آموزش دارند. آنان از تمرین و بازی ها به عنوان تمهیدی برای آموزش استفاده می کنند. ولی البته بیشتر آموزش در طول تمرین ها انجام می گیرد. این مربیان ممتاز معتقدند که 80 درصد نتیجه بازی در تمرین است و حداکثر 20 درصد آن در طول بازی تعیین می شود. آموزش در ورزش کودکان، در کارخانه ها و در دفاتر ما تفاوت ایجاد می کند. شرکت هایی که به گونه ای بدیهی بر آموزش تاکید دارند، از شرکت هایی که بسیار صرفه جو هستند و تمام برنامه های آموزشی را حذف می کنند، درآمدهای بیشتری حاصل می کنند. آموزش سیستم را بهبود می بخشد، هزینه ها را کاهش و درآمدها را افزایش می دهد.

نگرش متفاوت در مورد آموزش

اکنون دو واکنش متفاوت در مورد کاهش میزان فروش را بررسی می کنیم. فرض کنید که میزان فروش یک صنعت 30 درصد کاهش یافته است. شرکتی تصمیم می گیرد برخی از کارخانه هایش را تعطیل کند و 30 درصد از نیروی کار خود را موقتا از کار منفصل کند. نخست کارگران بسیار مشعوف می شوند. آنان وسایل ماهیگیری خود را آماده می کنند، بهترین لباس های شکار خود را می پوشند و می روند که تفریح کنند. ولی بعد از شش تا نه ماه شکار و تفریح آنان به تدریج مشتاق می شوند که به کار خود بازگردند. وقتی سرانجام کارخانه بازگشایی می شود، مهارتهای آنان کمی دچار سستی شده است. ولی آنان سریعا لم کار را به دست می آورند و ظرف چندماه کاملا مثل گذشته کارآمد می شوند. شرکت دیگر رهیافتی متفاوت در پیش می گیرد. این شرکت احتمالا زمان کار هفتگی را کم می کند، ولی تمام کارکنانش را نگه می دارد. ولی این شرکت در بازار فعلی برای تولید محصولات به تمامی نیروی کار خود نیاز ندارد، بنابراین حدود 30 درصد نیروی کار آن بیکار می مانند. آیا باید به آنان کار دیگری واگــذارکرد؟ نه. طبق نظریه دمینگ هرگز زمان کافی وجود ندارد، هیچ کس به اندازه کافی نمی داند، و همیشه مهارتها را می توان بهبود بخشید. پس این موقعیتی استثنایی برای بهبود مهارت ها، روش ها و بهبود سیستم است. جوشکاران می توانند از آنچه در سایر قسمت های کارخانه در جریان است مطلع شوند و احتیاجات سایر بخش ها را درک کنند. آنان می توانند مهارتهای مورد نیاز در حیطه کار خود را بهبود بخشند و می توانند مهارتهای تازه ای کسب کنند. آنان می توانند در مورد ابزارهای آماری اطلاعات بیشتری به دست آورند و به ترسیم و تعبیر نمودارهای کنترل، نمودارهای علت و معلول و نمودارهای فرآیند آشنایی پیدا کنند. آنان می توانند معنای بهبود بخشی سیستم را یاد بگیرند و در این راه شدیدا" به فعالیت بپردازند. وقتی اوضاع بازار روبه راه می شود و میزان فروش بالا می رود، کدام شرکت در موقعیت برتری قرار دارد، شرکتی که برای صرفه جویی کارگران خود را از کار منفصل کرد، یا شرکتی که روی افراد و آینده خود سرمایه گذاری کرد؟

این پرسش را در حرف نمی توان پاسخ گفت. در زندگی واقعی نیز وقتی یک سیستم مدیریتی در برابر سیستمی کاملا متفاوت قد علم می کند، آزمایشی از این نوع صورت می گیرد. هریک از ما باید خود قضاوت کند که کدام سیستم بهتر کار می کند.

آموزش جزء جدایی ناپذیر بهبود است که مسئولیت آن به عهده مدیریت است. بهبود همیشه سودآور است.

مسئول آموزش مهارتی خاص به دیگران باید یک استاد کار باشد. وقتی مهارتی نادرست فرا گرفته شد، امکان تغییر آن به گونه ای که اقتصادی باشد، امری محال است. بنابراین آموزش باید از همان آغاز به درستی صورت گیرد. 

آموزه پنجم دکتر دمینگ: بهبود دائمی سیستم تولید

بنام خدا

متغییرهای سرنوشت ساز

در سال 1960 دکتر جینچی تاگوچی برای تکوین آنچه امروز تابع خسارت تاگوچی نامیده می شود، جایزه ژاپنی دمینگ را به خود اختصاص داد. تاگوچی اظهار داشت که مشخصه ها به نوعی که تا آن زمان مورد استفاده قرار می گرفت، دیگر منسوخ است. هر انحرافی از کمال مطلوب به کیفیت لطمه زده و در نتیجه موجب خسارت مالی می شود. گرچه از کمال مطلوب دورتر شویم، خسارت بیشتری می بینیم. ولی در بعضی موارد با کوچکترین انحرافی از کمال مطلوب، خسارت مالی شدیدا افزایش می یافت، در حالی که در مواردی دیگر، حتی انحرافات عمده تقریبا هیچ خسارتی به بار نمی آورد. بعضی موارد، حیاتی و مهم بودند، به طوری که با بهبودهای اندک سودهای عظیم به وجود می آمد، در حالی که موارد دیگر چندان اهمیت نداشتند. ما باید تلاشهای خود را در کجا متمرکز کنیم؟ ما باید در وهله نخست روی متغیرهای حیاتی کار کنیم، چراکه این کار بیشترین تاثیر را بر کیفیت خواهد داشت. به این نمونه ساده توجه کنید. برای پختن نیم کیلو ماکارونی احتمالا شش پیمانه آب جوش میزانی عالی است. ولی اگر شما از هشت یا ده پیمانه آب استفاده کنید، نتایج، تغییر چشم گیری نخواهد کرد. زمان بیشتری صرف به جوش آمدن هشت پیمانه آب می شود، گاز بیشتری مصرف می شود، پس در اینجا خسارتی مالی وجود دارد ولی چندان قابل توجه نیست. اما اگر ماکارونی را به جای ده دقیقه، چهارده دقیقه بپزیم باعث می شود که ماکارونی بیش از حد خمیر شود و از خوردن آن لذت نبریم. این وظیفه مدیریت است که متغییرهای سرنوشت ساز را پیدا کرده و بر روی آنها کار کند.

نمودارهای کنترل

نمودارهای کنترل را برای هر متغییر می توان ترسیم کرد. ما می توانیم برای زمان رسیدن هواپیما یا قطار نمودار کنترلی ترسیم کنیم. اگر هواپیما یک دقیقه زودتر از موعد برسد، روی نمودار یک 1+ می گذاریم اگر دو دقیقه دیر برسد، یک 2- می گذاریم. ما با علامت گذاری متوالی زمانهای فرود نمودار کنترلی ترسیم کرده ایم. هر نمودار کنترل سه خط روی خود دارد: میانگین، حد بالای کنترل و حد پایین کنترل. هر سه خط از اطلاعات و داده ها مشتق می شوند. نمودار کنترل باید بدون هیچ ذهنیت قبلی، ترس یا فشار ترسیم شود. نمودار کنترل تصویری از جریان امور را به شما ارائه می کند. تا زمانی که تمام نقاط بین حدود کنترل هستند و هیچ انحراف یا چرخه ای وجود ندارد، سیستم باثبات است. چنانجه حد پایین کنترل در نمودار ما 20- دقیقه باشد، اگر هواپیمای ما تا 20 دقیقه تاخیر داشته باشد، جای هیچ نگرانی نیست. بدون استفاده از نمودار کنترل ممکن است وسوسه شویم یک تحقیق گسترده انجام بدهیم. ممکن است وسوسه شویم و به خلبان یا خدمه پرواز هشدار دهیم یا آنان را وادار کنیم قراردادی را امضاء کنند مبتنی بر اینکه دیگر پیش از پنج دقیقه تاخیر نداشته باشند. ولی همان طور که مشاهده کرده ایم، چنین اعمالی فقط آسیب می رسانند. نمودار کنترل به ما می گوید که تا بیست دقیقه تاخیر در سیستم وارد شده است و گاهی رخ می دهد. ما زمان آن را نمی دانیم پیش گویی کنیم ولی می دانیم که رخ خواهد داد. هر نقطه ای که خارج از حدود کنترل واقع شود، حاکی از وجود علتی خاص است و علل خاص را باید شناخت و در صورت امکان از بین برد. وقتی همه چیز حاکی از وجود علتی

خاص است، ما می توانیم علت های متعددی پیدا کنیم. ممکن است دریابیم که موتورها درست کار نمی کنند و به تنظیم نیاز دارند، تامین کننده جدید یا مسئول جدید کنترل هوایی احتمالا هنوز درست در کار خود جا نیفتاده است یا طوفانی خلبان را مجبور ساخته تغییر مسیر دهد.

وقتی همه علت های خاص حذف شوند یا دست کم توضیحی برای آنها پیدا شود، تازه دشواری کار شروع می شود. اینک سیستم باید در جهت ایجاد همسانی بیشتر و عیوب کمتر بهبود یابد. بازرسی، سهمیه ها، وعده ها، یا تهدیدها دیگر همه بی فایده اند. آگاهی در همه اشکال خود اینک مهمترین اصل است. نمودارها به روشن شدن فرآیند شرکت کمک خواهند کرد. هر کس حتی کسانی که به کلی از فرایند بی اطلاع اند، می توانند در جهت بهبود پیشنهاد ارائه کند. پیشنهادی که از روی جهل و بی اطلاعی باشد، می تواند فاجعه آمیز باشد و در جای دیگر از شرکت مشکلاتی ایجاد کند. بسیار اهمیت دارد که به هنگام بررسی پیشنهادهایی که برای بهبود ارائه شده اند، در هر زمینه افراد متخصص وجود داشته باشند و دقیقا حلقه کنترل کیفیت همین است. سرکارگرها یا کارگران ارشد هر بخش شرکت کمیته ای تشکیل می دهند و بهمراه هم تمام امکانات را بررسی می کنند.

نمودار گرده ماهی یا نمودار علت و معلول

نمودار علت و معلول شباهت زیادی به نمودارهای مورد استفاده در فن جمله نویسی دارد و برای کمک به شناخت علل احتمالی مشکلات به کار می رود. در چنین نموداری نتیجه نهایی در سمت راست خط افقی نشان داده می شود. روی خط افقی فرآیند اصلی قرار دارد. تمام فرآیندهای تغذیه کننده یا تامین کننده مورب اند. از این خطوط مورب به نوبه خود، خطوطی منشعب می شوند که فرآیندهای دیگری هستند که فرآیندهای خط مورب را تامین می کنند. این نمودارها به روشن شدن فرآیند کمک می کنند و امکانات احتمالی بهبود را نشان می دهند.

طراحی آزمایشی

احتمالا یک حلقه کنترل کیفیت نشان می دهد که تغییر یک درون داد یا بخشی از فرآیند می تواند نتیجه نهایی را بهبود بخشد. به کمک راهنمایی فردی که برای طراحی آزمایشی آموزش دیده است، می توان آزمایشی را ترتیب داد که در آن متغییرهای فرآیند تغییر داده شوند. نتایج برای تعیین بهبودهای احتمالی، بررسی خواهند شد. طراحی آزمایشی، روشی بسیار پیشرفته است. اخیرا درباره اینکه روش های تاگوچی در طراحی آزمایشی به بهبود عملیات بعضی از بزرگترین شرکت های ما کمک می کنند، مقالاتی نوشته شده است. ولی مشکل اصلی که سد راه صنعت آمریکایی شده است، فقدان دانش یا قابلیت دسترسی به روش های آماری نیست. بسیاری از این تکنیک ها در همین جا پایه گذاری شده اند، گرچه در بسیاری از موارد در ژاپن تکمیل و تصحیح شده اند. تا زمانی که مدیریت تصمیم به استفاده بهینه از دانش خود نگیرد، نمی توانیم قدمی به سوی بهبود برداریم. بیشتر عادات مدیران ما با بهبود پیوسته متناقض است. روش های ما، ساختار سازمانی ما، اولویت بندی های ما، علاقه ما به

قضاوت درباره افراد و تکیه بیش از حد ما به قواعد و کلیشه ها از تلاشهای ما در جهت بهبود جلوگیری می کنند و باید تغییر یابند. ولی فقط مدیریت و مخصوصا مدیریت ارشد می تواند این تغییرات را ایجاد کند. و امروز مانع اصلی در همین بخش وجود دارد. اما مدیران به طور دائم در هجوم توصیه های اشتباه قرار دارند.صنعت امریکایی مملو از منتقدانی است که هر بخش و هر عضو را قضاوت می کنند. آنچه ما امروز نیاز داریم منتقدان بیشتر نیست، بلکه مربیان آگاه است، رهبرانی که دست از قضاوت و اندازه گیری هر نوع بهره وری بردارند و همه را به سوی بهبود سوق دهند.

 شرکتی که پیوسته در حال بهبود است، شرکتی است که برای باقی ماندن بهترین شانس را دارد و به کارگران، مدیران، و سهام داران خود بیشترین امنیت را عرضه می کند. در این کشور معمولا تلاشها در جهت دستیابی به بهبود، به مسیری نادرست هدایت شده اند، چراکه هدف آنها فقط بهبود سود بوده و معمولا بدون آگاهی عمیق صورت گرفته اند. برای مدیرانی که به بهبود علاقه مندند، ابزارهای متعددی وجود دارد. نمودارهای کنترل، نمودارهای فرآیند و طراحی آزمایشی می توانند در شناسایی و از بین بردن علل خاص به مدیریت کمک کنند و پیوسته موجب بهبود فرآیند شوند. ولی اگر مدیریت از انجام وظیفه خود سرباز زند که همانا تغییر سیستم مدیریت از وضعیتی است که در آن هر کس و هر بخش بر پایه ارقام موجود قضاوت می شود، و ایجاد سیستمی که در آن امنیت برقرار است و افراد به رشد مهارتها و لذت از کار تشویق می شوند، آری اگر حاضر به انجام این وظیفه نباشد، این ابزارها هیچ ارزشی نخواهند داشت. 

کایزن و کنترل کیفیت

بنام خدا

دیدگاههای غرب و ژاپن نسبت به کنترل کیفیت
1- مسئولیت مدیر کنترل کیفیت در غرب اغلب جنبه فنی دارد و در زمینه مسایلی چون امور کارکنان و مسایل سازمان، از حمایت اندک مدیریت ارشد برخوردار است.
2- در غرب غالبا ناهمگونی نیروی کار و روابط غیر دوستانه کارگران و مدیریت مانع از آن می شود تا مدیریت تغییراتی را در جهت بالا بردن بهره وری و ارتقاء کیفیت ایجاد کند.
3- دانش حرفه ای کنترل کیفیت و دیگر فنون مهندسی بین مهندسان غربی تعمیم می یابد، ولی این گونه مهارتها بندرت به دیگر کارکنان آموزش داده می شود. در ژاپن تلاشهای گسترده ای در جهت انتقال دانش مورد نیاز به تمامی کارکنان، از جمله کارگران غیر ماهر صورت می گیرد تا هر کسی بتواند مشکلات کار خود را بهتر حل کند.
4- مدیران ارشد شرکتهای ژاپنی خود را در قبال کنترل کیفی جامع متعهد می دانند و بجای آنکه این مسئولیت را تنها به مدیر کنترل کیفیت محول کنند، کنترل کیفیت را در گستره شرکت دنبال می کنند.
5- یک ضرب المثل ژاپنی می گوید کنترل کیفیت با کارآموزی آغاز و به کارآموزی ختم می شود. از همین روی، مدیریت ارشد، مدیریت میانی و کارگران به طور منظم آموزش داده می شوند.
6- در ژاپن گروههای کوچکی از داوطلبان با بهره گیری از ابزارهای ویژه آماری کنترل کیفی جامع، در فعالیتهای کنترل کیفی کارخانه شرکت می کنند.
7- در ژاپن چندین سازمان، فعالانه در جهت ترویج فعالیتهای کنترل کیفی جامع در سطح ملی تلاش می کنند. اتحادیه دانشمندان و مهندسین ژاپن، اتحادیه مدیریت ژاپن، اتحادیه استاندارد ژاپن، اتحادیه مرکزی کنترل کیفیت ژاپن و مرکز بهره وری ژاپن از جمله این سازمانها محسوب می شوند.
ایشی کاوا برای جنبش کنترل کیفی جامع شش ویژگی ذکر کرده است:
1.      کنترل کیفی در گستره شرکت با مشارکت تمامی کارکنان
2.      تاکید بر آموزش و کارآموزی
3.      فعالیتهای هسته های کنترل کیفی
4.      ممیزی کنترل کیفیت بر اساس ممیزی جایزه دمینگ
5.      کاربرد روشهای آماری
6.      اشاعه کنترل کیفی جامع در سطح کشور

آموزه پنجم دکتر دمینگ: همیشه و پیوسته سیستم تولید و ارائه خدمات را بهبود بخشید

بنام خدا

آموزه پنجم از آموزهای چهاردگانه به این مضنون است: همیشه و پیوسته، سیستم تولید و ارائه خدمات را ببهود بخشید. بهبود و نوآوری برای افراد، فرآیندها، محصولات و خدمات باید هدف مدیریت شرکت باشد. با این حال باید هشدار دهم که مدیریت نباید برای بهبود، اهداف رقمی در نظر بگیرد. بهبود برای افراد مختلف معانی مختلفی دارد. هیچ کس نیاز به بهبود پیوسته را انکار نمی کند، ولی برخی معتقدند که عطف توجه بر نتایج به بهبود منجر خواهد شد. منظور من از عطف توجه بر نتایج چیست؟ بازرسی بر نتایج تمرکز کامل دارد، ولی باعث ایجاد هیچ بهبودی نمی شود. سیستم تغییر نمی کند و مشکلات همچنان باقی می مانند. گاهی وقتی نتایج رضایت بخش نیستند، شرکت مسئول بخش را اخراج می کند. فردی را مسئول مشکلات دانستن، همانا عطف توجه به نتایج است و بسیار به ندرت منجر به بهبود می شود. افراد را مسئول اشتباهات خود دانستن، هم قرار دادن نتایج در کانون توجه است و هم هیچ بهبودی ایجاد نمی کند. مدیریتی که سعی دارد افراد را به رعایت مشخصه ها وادارد، در برابر وضعیت موجود به طریق غیر معمول واکنش نشان می دهد. برای این که مدیریتی بهبود واقعی ایجاد کند، باید کنترل اوضاع را به عهده گیرد و این کار نیاز به درک عقاید دمینگ دارد.

اعمال صرف مشخصه ها
شرکتی که فقط مشخصه ها را اعمال می کند ممکن است شکست بخورد. آموزه پنجم نمی گوید که هر وقت امکان داشت بهبودی ایجاد شود، بلکه اعلام آماده باش می دهد. مدیریت باید به شدت و به گونه ای تهاجمی در پی بهبود باشد. بهبود فرآیندهای یک شرکت می تواند ربطی به مشخصه ها نداشته باشد. بهبود می تواند در طراحی یک محصول یا اداره یک عملیات ایجاد شود که هر دو هیچ ربطی به مشخصه ها ندارند و به پنداره کهنه شده ارقام وابسته نیستند.
مسیر بهبود
برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات چهار طریق وجود دارد.
1.      نوآوری در محصول و خدمات
2.      نوآوری در فرآیند ایجاد محصولات و خدمات
3.      بهبود محصولات و خدمات
4.      بهبود فرایند موجود
هیچ یک از موارد فوق به تنهایی کافی نیستند. سازندگان خط کش های محاسبه شاید در زمان خود مرتبا خط کش های بهتری می ساختند که دقت آنها رو به افزایش بود، ولی در زمان خود مرتبا خط کش های بهتری می ساختند که دقت انها روبه افزایش بود، ولی وقتی نیمه رساناها به حدی تکامل یافتند که محاسبه گرهای علمی به صورت پدیده ای ارزان قیمت درآمدند، سازندگان
خط کش های محاسبه همه از دور خارج شدند. گاه تشخیص یک نوآوری از بهبود بسیار مشکل است. تزریق سوخت (انژکسیون) به درون پیستون شاید از نظر سازندگان کاربوراتور خودرو یک نوآوری باشد، ولی در شمای کلی مکانیک خودرو این امر فقط بهبود در طریقه رساندن سوخت به پیستون است.
فقط رقابت با دیگران
شرکتی که پیوسته به رقابت با رقبای خود می پردازد، از هم اینک پشت به دیوار کرده است. آیا فکر می کنید رقبا منتظر می مانند تا شما به آنها برسید؟ یک شرکت چقدر می تواند از بقیه عقب بیفتد؟ آیا امکان ندارد قطعات محصول رقیب را از هم باز کرد و راز بهتر یا سریعتر بودن آن را کشف کرد؟ گاهی این کار امکان پذیر است و مهندسی معکوس مفید واقع می شود. ولی تقلید فرآیند محصول رقیب شاید ده سال به طول انجامد و تا آن موقع رقیب به بهبودهای چشمگیری دست یافته باشد. در بعضی موارد مهندسی معکوس به هیچ وجه کارساز نیست. شرکت تصمیم گرفت دستگاهای فتوکپی بسازد. مهندسان آن بهترین دستگاه فتکوپی موجود در بازار را اوراق کردند و از هر قطعه آن نسخه برداری کردند. کارخانه ای با هزینه بیش از سی میلیون دلار برپا شد. وقتی کارخانه تکمیل شد، تمام قطعات تقلیدی با رعایت مشخصه ها ساخته شده بود، ولی فقط یک مشکل باقی بود: دستگاه کار نمی کرد. چیزی کم بود. من معتقدم آن چه کم بود، آگاهی و مهارت بود، آگاهی عمیق و مهارت عمیق
عموما بهترین ویولونها را ویولونهایی می دانند که توسط دو استاد کار اهل کرمونای ایتالیا ساخته شده باشند که در قرن هیجدهم می زیستند، به نام های آنتونیو استرادیواری و جوزپه گوارنری. بیش از دویست سال است که افراد مختلف ویولونهای آنها را از هم باز کرده و بررسی می کنند، ولی هیچ کس هنوز نتوانسته ویولونی بسازد که صدایی به آن گیرایی تولید کند. یعنی پس از دویست سال رقبا هنوز در تلاش اند به آن حد از کیفیت یابند.
ابزار کار
فرض کنید مدیریت تصمیم می گیرد که بهبود را سرلوحه کار خود قرار دهد. بهترین گام برای شروع ترسیم نموداری از فرایند است. آیا شرکت واقعا بدین منوال کار می کند؟ ایا شرکت شما فرآیندی دارد که از طریق آن بازخورد مشتری را در خصوص محصول و خدمات جمع آوری کند؟ آیا این اطلاعات به دست مهندسان و طراحان می رسد؟ آیا آنان از این اطلاعات استفاده می کنند؟ چه کسی مسئول است بازخورد مشتری را به طراحان برساند؟ آیا آنان واقعا از این اطلاعات استفاده می کنند یا اطلاعات روی میز رئیس بخش می ماند؟ آیا آنان این اطلاعات را سریعا می بینند یا شش ماه بعد به دستشان می رسد؟ پس از بررسی یک نمودار پرسشهای متعددی به ذهن خطور می کند. ما می توانیم با فرآیند کلی شروع کنیم و سپس فقط به قسمتی از آن ـ برای مثال، طراحی ـ بپردازیم و برای آن قسمت نموداری ترسیم کنیم. ما همه ئتصور می کنیم شرکت خود و عملیات آن را می شناسیم، ولی وقتی شروع به ترسیم نمودارها می کنیم، متوجه می شویم که شناخت ما آن قدرها هم کامل نیست.
این آموزه ادامه دارد.

کایزن و نگاهش به تولید

بنام خدا

اولویت در تولید
یکی از نقاط قوت تکنولوژی ژاپن در ارتباط نزدیک میان توسعه، طراحی و خط تولید نهفته است. در ژاپن وجود پیوند نزدیک میان این سه مرحله امری کاملا عادی است ولی در آمریکا و اروپا اغلب چنین پیوندی وجود ندارد. عامل اصلی رشد سریع تولید در ژاپن سرمایه گذاری فعال کارخانه و تجهیزات است، ولی آنچه دستیابی به رشد سریع تولید را از لحاظ تکنولوژیک امکان پذیر می سازد همانا پیوند نزدیک میان توسعه، طراحی و تولید است. در کارخانه های ژاپنی، دایره تولید از اختیارات زیادی  در قبال توسعه و طراحی برخوردار است. علاوه بر این، مهندسین مسئول توسعه و طراحی، اغلب از خط تولید بازدید بعمل آورده و درباره مسایل موجود با همکاران خود در کارگاه بحث و تبادل نظر می کنند.
نخبگان کارگاه
در برخی از زمینه ها، تولید کنندگان تلوزیون در فرانسه، در تولید تلوزیونهای پیشرفته، گوی سبقت را از رقبای ژاپنی خود ربوده اند. سیستم فینگرتاچ و کنترل از راه دور، مدتها قبل از کاربرد آنها از سوی تولید کنندگان ژاپنی، در فرانسه ابداع شد. با وجود صرف وقت و هزینه بسیار از سوی تولید کنندگان فرانسوی برای ساخت تلوزیونهای دولوکس، کیفیت عملی آنها در مقایسه با تلوزیونهای ساخت ژاپن پایین تر است. علت این امر، عدم آگاهی کامل طراحان فرانسوی از مشکلات موجود در سطح کارگاه و نادیده گرفتن نظرات کسانی است که وظیفه تولید دستگاه را بر عهده دارند.
کایزن و اندازه گیری
جرالد نادلر استاد و رییس دانشکده مهندسی صنایع و سیستمهای دانشگاه کالیفرنیای جنوبی بهره وری را یک مقیاس و نه یک واقعیت تعریف می کند. با وجود این ما اغلب درصدد یافتن راز بهره وری هستیم و تصور می کنیم کلید این راز در تعریف اندازه های بهره وری نهفته است. نادلر می گوید این گونه برخورد با مساله، مانند این است که در اطاق بسیار سردی قرار گرفته باشیم و برای یافتن علت سرما به دماسنج نگاه کنیم. تنظیم کردن درجه دماسنج به برطرف شدن مشکل کمکی نخواهد کرد. برای بهبود بخشیدن به وضعیت موجود باید هیزم بیشتری در بخاری قرار دهیم یا دودکش را کنترل کنیم. بهره وری در واقع توصیف وضعیت موجود و تلاشهایی است که پیشینیان بعمل آورده اند.
می توان گفت کنترل کیفیت نیز یک مقیاس است نه یک واقعیت. کنترل کیفیت در ابتدا جنبه کالبد شکافی برای یافتن نواقص پدید آمده در جریان تولید داشت. ناگفته پیدا است که دقیق ترین بازرسی از تولید ضرورتا به بهبود کیفیت تولید منجر نخواهد شد. یکی از راههای بالا بردن کیفیت، بهبود بخشیدن به روند تولید است. بازی کردن با اعداد و ارقام موجب بهبود اوضاع نخواهد شد. به همین دلیل است که کنترل کیفیت در ژاپن که با بازرسی کالای ساخته شده شروع شده بود، به مرحله بهبود کیفیت در روند تولید و سرانجام به بالا بردن کیفیت در مرحله توسعه کشیده شد. راههایی که می توان از طریق آن کایزن را دنبال نمود تقریبا بی شمار است. ولی ساده ترین راه برای تحقق کایزن مسیر کنترل کیفی جامع است.
کنترل کیفیت و کیفیت مردم
وقتی از کیفیت سخن به میان می آید، ابتدا کیفیت تولید در ذهن انسان تداعی می شود. هیچ چیز گویاتر از حقیقت نیست. در کنترل کیفی جامع اولین و مهم ترین مساله، کیفیت مردم است. در کنترل کیفی جامع، القاء واژه کیفیت به مردم بسیار حائز اهمیت است. اگر شرکتی بتواند کارکنان دارای کیفیت پرورش دهد در حقیقت نصف راه تولید کیفی را طی کرده است.
نرم افزار، سخت افزار و انسان افزار در واقع ستونهای اصلی هر گونه فعالیت تولیدی را تشکیل می دهند. کنترل کیفی جامع با انسان آغاز می شود. تنها پس از استقرار دقیق انسان افزار می باید جنبه های نرم افزار و سخت افزار مورد توجه قرار گیرند. ایجاد کیفیت در مردم در واقع به معنی کمک به آنها برای درک کایزن است. محیط کار، انباشته از مشکلات کارکردی و کارکردی متقابل است و باید به مردم در تشخیص مشکلات کمک کرد. پس از این مرحله باید کارکنان را برای استفاده از ابزارهای راه گشا آموزش داد تا بتوانند با مشکلاتی که خود به وجود آنها پی برده اند مقابله کنند. پس از حل مشکل، باید برای جلوگیری از تکرار آن، نتیجه را به صورت استاندارد درآورد. از طریق این زنجیره بی پایان بهبود، مردم ذهنیت کایزن پیدا می کنند و برای دست یافتن به کایزن در کارهای خود نظم و قاعده ایجاد می کنند. مدیریت می تواند از طریق ایجاد کیفیت در کارکنان، فرهنگ گروهی را تغییر دهد ولی این کار تنها از طریق آموزش و رهبری قاطع امکانپذیر خواهد بود.
کلو دلوی استراوس مردم شناس فرانسوی در سمپوزیوم بین المللی بهره وری که در سال 1983 در ژاپن تشکیل شده بود، چنین بیان داشت:
توجه این سپوزیوم بیش از آنکه به ارتقاء بهره وری تولیدات معطوف باشد، باید بهره وری سیستمها را در سر لوحه کار خود قرار دهد. می توان گفت امروزه بهره وری از فقدان کیفیت در تولیدات، در مقایسه با زیانهای ناشی از ادامه وابستگی به سیستمهای فنی بجای مانده از پیشینیان، کمتر رنج می برد: در زمینه بهره برداری از منابع، ما همچنان به غارتگری مشغولیم.
برای ایجاد سیستمهای بهتر، جامعه باید توجه خود را کمتر به تولید فزاینده فرآورده های مادی معطوف نماید و در مقابل به پرورش انسانهایی با کیفیت بهتر بیندیشد، به بیان دیگر انسانهایی پرورش دهد که بتوانند چنین سیستمهایی را خلق کنند.
بر اساس تعریف بعمل آمده در استاندارد صنعتی ژاپن Z 8101 کنترل کیفیت عبارت است از مجموعه ای از تدابیر برای تولید مقرون به صرفه کالاها و خدماتی که نیازهای مشتری را برآورده می سازد. این تعریف به شرح زیر ارائه گشته است:
برای اجرای موثر کنترل کیفیت، همکاری تمامی کارکنان شرکت اعم از مدیریت ارشد، مدیران، سرپرستان و کارگران در تمامی سطوح فعالیت شرکت همچون مطالعه بازار و تحولات آن، برنامه ریزی تولید، طراحی، تهیه مقدمات تولید، خرید، مدیریت رده پایین، ساخت، بازرسی، فروش و خدمات پس از فروش، کنترل مالی، مدیریت پرسنلی، کارآموزی و آموزش ضروری می باشد. اعمال کنترل کیفیت به گونه ای که تشریح شد، کنترل کیفی جامع خوانده می شود.