آموزه های دکتر دمینگ: سیستم چیست

بنام خدا

سیستم

یک سیستم به مجموعه ای از کارکردها یا فعالیت ها در یک سازمان گفته می شود که برای برآورده ساختن هدف سازمان با یکدیگر کار می کنند. برای رسیدن سازمان به هدف آن، اجزا، لازم هستند ولی کافی نیستند. تقریبا در هر سیستمی بین اجزا، یک وابستگی متقابل وجود دارد و هر چه این وابستگی متقابل بیشتر باشد، نیاز به ارتباط و همکاری بین آنها بیشتر است. هدف، ارزش ها و باورهای سازمان که توسط مدیران ارشد سازمان بنیان نهاده می شوند، بسیار مهم اند. هدف سیستم باید برای هر کس که درون سیستم است، کاملا روشن باشد. بدون هدف سیستمی نیز وجود ندارد. عملکرد هر جزء بر اساس نقشی که در رسیدن به هدف ایفا می کند، سنجیده می شود نه بر اساس سود یا تولید جداگانه آن و نه بر اساس هیچ معیار رقابتی دیگری. اگر هدف سازمان تغییر کند، کارکرد اجزا نیز برای بهینه سازی سیستم جدید تغییر خواهد کرد. بنابراین مدیریت یک سیستم مستلزم شناخت روابط متقابل بین همه زیر فرآیندها در یک سیستم و همه کسانی است که در آن کار می کنند. وظیفه مدیریت، بهینه سازی کل سیستم است. بهینه سازی جزئی پر هزینه است. مدیریت ضعیف فقط بر بخش های از سازمان تاثیر می گذارد ولی بر تاثیری که بر بخش های تولید گذاشته می شود توجهی ندارد.

این مفهوم برای من جدید است. وقتی ما بخش های خود را بهینه می کنیم، ممکن است کل سازمان را بهینه سازی جزئی کرده باشیم. پس رقابت بین بخش ها کجا می رود؟ در این میان کسی باید زیان ببیند. اما اگر کسی زیان ببیند، چگونه سازمان می تواند هدف خود را بهینه کند؟

 

اهمیت وابستگی متقابل در یک سیستم

ممکن است میزان وابستگی متقابل بین فرآیندهای سازنده، از یک سیستم تا سیستم دیگر فرق کند. وابستگی متقابل در یک تیم بولینگ کم است، چرا که این تیم متشکل از اعضای جداگانه ای است که امتیاز هر یک به دیگری اضافه می شود. از سوی دیگر، یک ارکستر خوب، وابستگی متقابل بالایی دارند. نوازندگان ارکستر، تکنوازی نمی کنند تا مثل یک ستاره اپرا صدای خود را به گوش شنونده برسانند، بلکه آنها از یکدیگر پشتیبانی می کنند. معمولا نوازندگان ارکستر بهترین های کشور نیستند. آنها به عنوان یک تیم و تحت رهبری یک رهبر ارکستر کار می کنند. باید توجه داشت بدون کار گروهی، بی نظمی حاکم می شود.

وظیفه مدیریت هماهنگ کردن فعالیت های همه اجزا است. این وظیفه مدیریت است که اطمینان یابد فعالیت هر جزء در راستای دستیابی به هدف است. بدون این هماهنگی، می توان یک یا چند جزء از سیستم را بهینه کرد ولی این امر به بـهای زیان کل سیستم 

تمام خواهد شد.

این یک ایده جدید است. سال ها است که عطف توجه بر نقش جداگانه هر یک از اجزا بوده است. من چه باید بکنم که بخش من بهترین باشد؟ وقتی بخش من بهترین به نظر برسد به معنای آن است که بخش دیگر بد به نظر برسد، اما چه کسی به این مسئله اهمیت می دهد؟ پاداش مدیر هر بخش بر اساس عملکرد واحد او تعیین می شود. حالا دکتر دمینگ می گوید هر چیزی غیر از رهیافتی که تمام سیستم را در بر بگیرد، موجب ضرر و زیان خواهد بود. این طرز تفکر می تواند همه چیز را در شرکت من زیر و رو کند.

چگونه یک شرکت را از بین ببریم؟

1.      هر یک از افراد در موقعیتی رقابت آمیز نگاه داشته شوند.

2.      همه افراد، واحدها و بخش ها در ضدیت با یکدیگر رتبه بندی شوند.

3.      هر تامین کننده، دشمن تلقی شود و کارخانه ها با یکدیگر به مبارزه بپردازند.

4.      هر واحد کاری، نهایت تلاش خود را انجام دهد، بدون توجه به اینکه چه اثری بر دیگران می گذارند.

5.      وقتی اشتباهی رخ می دهد، واحد کاری همه تلاش خود را بکند تا خود را از شر سرزنش ها مصون نگه دارد.

6.      هر بخش فقط محصولات، اطلاعات و خدمات را از روی دیوار به آن طرف پرت کند.